Распоряжение Администрации г. Норильска от 09.06.2015 N 3500 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОРИЛЬСКА
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 июня 2015 г. № 3500
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОРИЛЬСКА В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
В целях упорядочения работы с документами, повышения эффективности документационного обеспечения и единообразного оформления документов в Администрации города Норильска,
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Норильска:
- не позднее десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего Распоряжения, а в случае временного отсутствия подчиненных работников (нахождения их в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения;
- листы ознакомления работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения, направить в Управление по персоналу Администрации города Норильска для приобщения к материалам личных дел соответствующих работников.
3. Управлению по персоналу Администрации города Норильска:
- не позднее пяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего Распоряжения, а в случае временного отсутствия (нахождения в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись заместителей Руководителя Администрации города Норильска, руководителей структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения;
- приобщить копии листов ознакомления работников Администрации города Норильска, указанных в абзаце втором пункта 2 настоящего Распоряжения и абзаце втором настоящего пункта, к материалам личных дел соответствующих работников Администрации города Норильска.
4. Признать утратившим силу Распоряжение Администрации города Норильска от 22.07.2014 № 3760 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции".
И.о. Руководителя Администрации
города Норильска
А.П.МИТЛЕНКО
Утверждена
Распоряжением
Администрации
города Норильска
от 9 июня 2015 г. № 3500
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОРИЛЬСКА
В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Норильска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством в сферах делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Норильска, ее структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных документов.
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства в Администрации города Норильска, в том числе включая ее структурные подразделения, а также определяет основные правила подготовки и оформления, контроля исполнения и организации работы с документами.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации города Норильска, в том числе в структурных подразделениях, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.5. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства "Дело".
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города Норильска осуществляется Управлением обеспечения деятельности Администрации города Норильска.
1.7. Правила работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Норильска, руководителей муниципальных учреждений муниципального образования город Норильск (при подготовке ими проектов документов Администрации города Норильска).
1.8. В Инструкции применяются следующие термины, определения и сокращения:
Администрация - Администрация города Норильска;
Архив - МКУ "Норильский городской архив";
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
должностное лицо - лицо, осуществляющее функции, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей;
дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Администрации;
ДСП - для служебного пользования;
исполнитель - работник Администрации, непосредственно осуществляющий подготовку проекта документа;
лицо, ответственное за делопроизводство - работник Администрации, назначенный ответственным за ведение делопроизводства;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией;
Орготдел - организационный отдел Управления обеспечения деятельности Администрации;
организация - предприятие, организация, учреждение различной организационно-правовой формы и формы собственности, не находящиеся в ведомственном подчинении Администрации;
Отдел контроля - отдел контроля и протокола Управления обеспечения деятельности Администрации;
ответственное лицо - должностное лицо Администрации, которому выдано отдельное поручение, задание;
правовые акты Администрации - постановления Администрации, издаваемые Руководителем Администрации, распоряжения Администрации, издаваемые Руководителем Администрации и заместителями Руководителя Администрации, распоряжения заместителей Руководителя Администрации, приказы и распоряжения руководителей структурных подразделений Администрации;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
подразделение Администрации - структурное подразделение Администрации;
протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации, заседаниях коллегиального органа Администрации;
Программа "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для обмена электронными документами внутри Администрации, между подразделениями Администрации;
Положения - Положения о коллегиальных органах (комиссиях, координационных советах, рабочих группах и т.п.);
Регламент - Регламент Администрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
руководитель Администрации - Руководитель Администрации, заместитель Руководителя Администрации;
руководитель подразделения Администрации - руководитель структурного подразделения Администрации;
реквизит - обязательный элемент оформления официального документа;
СКХ - сведения конфиденциального характера;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - сканированное изображение документа.
1.9. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на руководителей подразделений Администрации, которые своим приказом определяют должностных лиц, отвечающих за делопроизводство в подразделениях Администрации.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Проекты исходящих писем, относящихся к переписке между пользователями Программы "Дело", готовятся в одном экземпляре, направляемых в один адрес - готовятся в 2-х экземплярах (один из которых - визовый), направляемых в два адреса - готовятся в 3-х экземплярах (один из которых - визовый).
2.1. Бланки документов.
2.1.1. Документы, создаваемые в Администрации, подразделениях Администрации оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.1.2. Бланки Администрации, подразделений Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
2.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля 30 - 35 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.1.4. В Администрации применяются следующие бланки:
бланк постановления Администрации (приложение № 1 к Инструкции);
бланк распоряжения Администрации (приложения N№ 2, 4, 5 к Инструкции);
бланк согласия Администрации (приложение № 3 к Инструкции);
бланк распоряжения руководителя подразделения (приложение № 6 к Инструкции);
бланк приказа руководителя подразделения Администрации (приложение № 7 к Инструкции);
бланк служебного письма (служебной записки) (приложения N№ 9 - 11, 15 к Инструкции);
бланк совместного решения (приложение № 13 к Инструкции);
2.1.4.1. Распоряжения руководителя подразделения Администрация издаются по вопросам (полномочиям, функциям, задачам), возложенным на соответствующее подразделение Администрации Положением о нем.
Приказы руководителя подразделения Администрации издаются по вопросам внутренней деятельности возглавляемого подразделения Администрации (к примеру, приказ о применении дисциплинарного взыскания и т.п.).
2.1.5. Служебные письма, правовые акты Администрации оформляются на бланках установленной настоящей Инструкцией формы шрифтом Times New Roman размером № 13 через один междустрочный интервал.
2.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
2.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, подразделения Администрации, являются:
а) герб муниципального образования город Норильск;
б) наименование Администрации, подразделения Администрации;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) наименование вида документа;
е) справочные данные об Администрации, подразделении Администрации;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер (индекс) документа;
к) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
л) заголовок к тексту;
м) текст документа;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка о заверении копии;
у) отметка об исполнителе;
ф) указание по исполнению документа;
х) отметка о контроле документа;
ц) отметка об исполнении документа;
ч) отметка о конфиденциальности;
ш) срок исполнения
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.2.2. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов.
2.2.2.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, служебное письмо) или утверждения (план, отчет и др.), для протокола - дата совещания, для акта - дата события.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами без кавычек в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2014
Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2009 года. Слово "год" и цифры года разделяются пробелом.
2.2.2.2. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа в Администрации, подразделении Администрации должен иметь следующую структуру:
во входящих документах - ППП/ННН;
в исходящих документах - ППП-ННН,
где ППП - код должностного лица Администрации, подразделения Администрации; ННН - порядковый номер.
Например:
входящий 030/111, где 030 - код Начальника Управления обеспечения деятельности Администрации, 111 - порядковый номер;
исходящий 060-338, где 060 - код Начальника Правового управления, 338 - порядковый номер.
Коды должностных лиц Администрации, подразделений Администрации проставляются в соответствии с приложением № 14 к Инструкции.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.2.2.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата.
Ссылка на исходящий номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.2.4. Адресат.
Документы, имеющие адресата, адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностных лиц их возглавляющих, наименование организации пишется в именительном падеже.
Реквизит "Адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все строчки реквизита размещаются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) и печатаются через одинарный междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа.
При печатании двух адресов они отделяются друг от друга 1 междустрочным интервалом. Слово "копия" не ставится для второго адресата.
При адресовании документа должностному лицу инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например: Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
ведущему специалисту
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
И.О. Фамилия
При адресовании документа должностному лицу, в наименовании должности которого содержится наименование органа, указывается только должность лица.
Например: Министру образования и науки
Красноярского края
И.О. Фамилия
При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия, инициалы имени и отчества (при наличии), затем почтовый адрес.
Например: Фамилия И.О.
Центральная улица, д. 12, кв. 5,
г. Боготол,
Красноярский край, 662060
При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем может указываться почтовый адрес.
Например: Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
2.2.3. Утверждение документа.
Документ утверждается соответствующим должностным лицом (должностными лицами) Администрации или специально издаваемым документом.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя Администрации
(подразделения Администрации)
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
10.12.2014
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слов "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например: УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Администрации города Норильска
от 16.03.2014 № 1505
2.2.4. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих и работников Администрации города Норильска";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитом бланка. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах правовых актов Администрации заголовок к тексту может оформляться по ширине страницы над текстом либо выравнивается по левой границе текстового поля флаговым способом.
2.2.5. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.2.6.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОРИЛЬСКА
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 июня 2015 г. № 3500
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОРИЛЬСКА В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
В целях упорядочения работы с документами, повышения эффективности документационного обеспечения и единообразного оформления документов в Администрации города Норильска,
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Норильска:
- не позднее десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего Распоряжения, а в случае временного отсутствия подчиненных работников (нахождения их в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения;
- листы ознакомления работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения, направить в Управление по персоналу Администрации города Норильска для приобщения к материалам личных дел соответствующих работников.
3. Управлению по персоналу Администрации города Норильска:
- не позднее пяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего Распоряжения, а в случае временного отсутствия (нахождения в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись заместителей Руководителя Администрации города Норильска, руководителей структурных подразделений Администрации города Норильска с Инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего Распоряжения;
- приобщить копии листов ознакомления работников Администрации города Норильска, указанных в абзаце втором пункта 2 настоящего Распоряжения и абзаце втором настоящего пункта, к материалам личных дел соответствующих работников Администрации города Норильска.
4. Признать утратившим силу Распоряжение Администрации города Норильска от 22.07.2014 № 3760 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции".
И.о. Руководителя Администрации
города Норильска
А.П.МИТЛЕНКО
Утверждена
Распоряжением
Администрации
города Норильска
от 9 июня 2015 г. № 3500
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОРИЛЬСКА
В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Норильска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством в сферах делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Норильска, ее структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных документов.
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства в Администрации города Норильска, в том числе включая ее структурные подразделения, а также определяет основные правила подготовки и оформления, контроля исполнения и организации работы с документами.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации города Норильска, в том числе в структурных подразделениях, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.5. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства "Дело".
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города Норильска осуществляется Управлением обеспечения деятельности Администрации города Норильска.
1.7. Правила работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Норильска, руководителей муниципальных учреждений муниципального образования город Норильск (при подготовке ими проектов документов Администрации города Норильска).
1.8. В Инструкции применяются следующие термины, определения и сокращения:
Администрация - Администрация города Норильска;
Архив - МКУ "Норильский городской архив";
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
должностное лицо - лицо, осуществляющее функции, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей;
дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Администрации;
ДСП - для служебного пользования;
исполнитель - работник Администрации, непосредственно осуществляющий подготовку проекта документа;
лицо, ответственное за делопроизводство - работник Администрации, назначенный ответственным за ведение делопроизводства;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией;
Орготдел - организационный отдел Управления обеспечения деятельности Администрации;
организация - предприятие, организация, учреждение различной организационно-правовой формы и формы собственности, не находящиеся в ведомственном подчинении Администрации;
Отдел контроля - отдел контроля и протокола Управления обеспечения деятельности Администрации;
ответственное лицо - должностное лицо Администрации, которому выдано отдельное поручение, задание;
правовые акты Администрации - постановления Администрации, издаваемые Руководителем Администрации, распоряжения Администрации, издаваемые Руководителем Администрации и заместителями Руководителя Администрации, распоряжения заместителей Руководителя Администрации, приказы и распоряжения руководителей структурных подразделений Администрации;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
подразделение Администрации - структурное подразделение Администрации;
протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации, заседаниях коллегиального органа Администрации;
Программа "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для обмена электронными документами внутри Администрации, между подразделениями Администрации;
Положения - Положения о коллегиальных органах (комиссиях, координационных советах, рабочих группах и т.п.);
Регламент - Регламент Администрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
руководитель Администрации - Руководитель Администрации, заместитель Руководителя Администрации;
руководитель подразделения Администрации - руководитель структурного подразделения Администрации;
реквизит - обязательный элемент оформления официального документа;
СКХ - сведения конфиденциального характера;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - сканированное изображение документа.
1.9. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на руководителей подразделений Администрации, которые своим приказом определяют должностных лиц, отвечающих за делопроизводство в подразделениях Администрации.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Проекты исходящих писем, относящихся к переписке между пользователями Программы "Дело", готовятся в одном экземпляре, направляемых в один адрес - готовятся в 2-х экземплярах (один из которых - визовый), направляемых в два адреса - готовятся в 3-х экземплярах (один из которых - визовый).
2.1. Бланки документов.
2.1.1. Документы, создаваемые в Администрации, подразделениях Администрации оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.1.2. Бланки Администрации, подразделений Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
2.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля 30 - 35 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.1.4. В Администрации применяются следующие бланки:
бланк постановления Администрации (приложение № 1 к Инструкции);
бланк распоряжения Администрации (приложения N№ 2, 4, 5 к Инструкции);
бланк согласия Администрации (приложение № 3 к Инструкции);
бланк распоряжения руководителя подразделения (приложение № 6 к Инструкции);
бланк приказа руководителя подразделения Администрации (приложение № 7 к Инструкции);
бланк служебного письма (служебной записки) (приложения N№ 9 - 11, 15 к Инструкции);
бланк совместного решения (приложение № 13 к Инструкции);
2.1.4.1. Распоряжения руководителя подразделения Администрация издаются по вопросам (полномочиям, функциям, задачам), возложенным на соответствующее подразделение Администрации Положением о нем.
Приказы руководителя подразделения Администрации издаются по вопросам внутренней деятельности возглавляемого подразделения Администрации (к примеру, приказ о применении дисциплинарного взыскания и т.п.).
2.1.5. Служебные письма, правовые акты Администрации оформляются на бланках установленной настоящей Инструкцией формы шрифтом Times New Roman размером № 13 через один междустрочный интервал.
2.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
2.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, подразделения Администрации, являются:
а) герб муниципального образования город Норильск;
б) наименование Администрации, подразделения Администрации;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) наименование вида документа;
е) справочные данные об Администрации, подразделении Администрации;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер (индекс) документа;
к) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
л) заголовок к тексту;
м) текст документа;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка о заверении копии;
у) отметка об исполнителе;
ф) указание по исполнению документа;
х) отметка о контроле документа;
ц) отметка об исполнении документа;
ч) отметка о конфиденциальности;
ш) срок исполнения
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.2.2. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов.
2.2.2.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, служебное письмо) или утверждения (план, отчет и др.), для протокола - дата совещания, для акта - дата события.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами без кавычек в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2014
Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2009 года. Слово "год" и цифры года разделяются пробелом.
2.2.2.2. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа в Администрации, подразделении Администрации должен иметь следующую структуру:
во входящих документах - ППП/ННН;
в исходящих документах - ППП-ННН,
где ППП - код должностного лица Администрации, подразделения Администрации; ННН - порядковый номер.
Например:
входящий 030/111, где 030 - код Начальника Управления обеспечения деятельности Администрации, 111 - порядковый номер;
исходящий 060-338, где 060 - код Начальника Правового управления, 338 - порядковый номер.
Коды должностных лиц Администрации, подразделений Администрации проставляются в соответствии с приложением № 14 к Инструкции.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.2.2.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата.
Ссылка на исходящий номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.2.4. Адресат.
Документы, имеющие адресата, адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностных лиц их возглавляющих, наименование организации пишется в именительном падеже.
Реквизит "Адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все строчки реквизита размещаются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) и печатаются через одинарный междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа.
При печатании двух адресов они отделяются друг от друга 1 междустрочным интервалом. Слово "копия" не ставится для второго адресата.
При адресовании документа должностному лицу инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например: Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
ведущему специалисту
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
И.О. Фамилия
При адресовании документа должностному лицу, в наименовании должности которого содержится наименование органа, указывается только должность лица.
Например: Министру образования и науки
Красноярского края
И.О. Фамилия
При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия, инициалы имени и отчества (при наличии), затем почтовый адрес.
Например: Фамилия И.О.
Центральная улица, д. 12, кв. 5,
г. Боготол,
Красноярский край, 662060
При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем может указываться почтовый адрес.
Например: Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
2.2.3. Утверждение документа.
Документ утверждается соответствующим должностным лицом (должностными лицами) Администрации или специально издаваемым документом.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя Администрации
(подразделения Администрации)
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
10.12.2014
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слов "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например: УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Администрации города Норильска
от 16.03.2014 № 1505
2.2.4. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих и работников Администрации города Норильска";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитом бланка. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах правовых актов Администрации заголовок к тексту может оформляться по ширине страницы над текстом либо выравнивается по левой границе текстового поля флаговым способом.
2.2.5. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.2.6.