Приказ министерства образования Красноярского края от 06.05.2015 N 19-11-04 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края"
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 6 мая 2015 г. № 19-11-04
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края
от 28.08.2015 № 51-11-04)
В соответствии с пунктом 9 статьи 27 Закона Красноярского края от 10.07.2008 № 6-1930 "О Правительстве Красноярского края и иных органах исполнительной власти Красноярского края", Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", на основании пунктов 3.1, 3.78, 4.3 Положения о министерстве образования Красноярского края, утвержденного Постановлением Правительства Красноярского края от 27.12.2013 № 706-п, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края согласно приложению.
2. Опубликовать Приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru).
3. Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.
4. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Министр
образования Красноярского края
С.И.МАКОВСКАЯ
Приложение
к Приказу
министерства образования
Красноярского края
от 6 мая 2015 г. № 19-11-04
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края
от 28.08.2015 № 51-11-04)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг, и иными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края (далее - край) в сфере информации, документационного обеспечения управления и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства образования Красноярского края (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности деятельности Министерства и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот.
1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. В Министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Министерстве осуществляется отделом кадров и управления документацией (далее - Отдел).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
2.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом, за исключением отдельных видов документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель - министр образования Красноярского края (далее - министр) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими Министерства, которым переданы отдельные полномочия приказом Министерства.
2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий Министерства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в Министерство:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы при личном приеме.
2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.
2.3.3. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов.
2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Телефонограмма оформляется на бланке в соответствии с приложением № 1 и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
После рассмотрения руководителем копия телефонограммы передается в соответствии с его резолюцией. На подлиннике документа получателем проставляется отметка о получении.
Подлинник телефонограммы хранится в приемной Министерства в папке "Телефонограммы".
Телефонограммы, поступившие в Министерство по факсу или электронной почте, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
Срок согласования возврата документа составляет 3 дня со дня поступления документов.
В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней со дня согласования составляется акт приема и первичной обработки документов в 3 экземплярах, один из которых остается в Отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.
В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней со дня согласования в 2 экземплярах, один из которых хранится в Отделе, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 2.
Ошибочно доставленные документы (в случае, если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.
2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 3.
Документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, в обязательном порядке передаются в Отдел в день поступления для регистрации, за исключением документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.
2.3.10. Предварительное рассмотрение поступающих документов проводится Отделом с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям.
Оригиналы документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, и (или) по вопросам, относящимся к исключительной компетенции одного из отделов Министерства, связанным с работой, которая носит регулярный характер, после регистрации направляются в структурные подразделения Министерства без рассмотрения руководителями.
Входящая документация, требующая принятия управленческих решений, относящаяся в силу своей значимости к исключительной компетенции министра или нескольких заместителей министра, после регистрации передается для рассмотрения министру в день регистрации (до 17:00, срочные документы - незамедлительно):
письма Министра образования и науки Российской Федерации и его заместителей;
письма директоров Департаментов Министерства образования и науки Российской Федерации;
письма Губернатора края;
письма Полномочных представителей Президента Российской Федерации;
письма председателя Законодательного Собрания края, заместителя председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;
письма членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);
письма руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;
письма Глав муниципальных образований края;
письма надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Управления государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по краю и его заместителей).
Остальные документы после регистрации направляются на рассмотрение заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.
Входящая корреспонденция, зарегистрированная Отделом, за исключением документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, сканируется. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
Документы и (или) приложения к ним, которые не могут быть отсканированы, направляются на бумажном носителе, о чем в системе автоматизированного делопроизводства делается соответствующая отметка.
Документы направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал документа, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.
К поступившим документам руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего документы поступают исполнителям.
Подготовка проектов резолюций к документам, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Документы, подлежащие контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, ставятся на контроль в системе автоматизированного делопроизводства соответствующим руководителем.
Заявления и служебные (докладные) записки работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений после регистрации и согласования передаются для рассмотрения соответствующему руководителю.
Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются в дело.
2.3.11. Письменные обращения граждан, поступающие в Министерство, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления независимо от способа их доставки (факс, электронная почта или иные информационные системы общего пользования).
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края от 28.08.2015 № 51-11-04)
После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству.
Обращения граждан (заявления, жалобы), в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, и обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, незамедлительно передаются министру.
Прочие обращения граждан передаются для рассмотрения заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.
Обращения сканируются. Отсканированное обращение прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.
Обращения направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал обращения, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.
К поступившим обращениям руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего обращения поступают исполнителям.
Подготовка проектов резолюций к обращениям, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Все обращения граждан, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель информирует руководителя о результатах рассмотрения обращения служебной запиской. Обращение снимается с контроля и направляется в дело в соответствии с резолюцией руководителя, проставляемой на служебной записке.
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Министерство при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, Министерство вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Письменное обращение, поступившее в Министерство в соответствии с компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Информация о продлении срока вносится Отделом в электронную регистрационную карточку обращения.
Ответ на обращение подписывается соответствующим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями в Министерстве.
После подписания ответ на обращение регистрируется Отделом. После регистрации ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
По электронной почте направляется сканированный вариант ответа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке. Отправка ответа на обращение по электронной почте осуществляется исполнителем в день регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Информация об обращениях граждан, поступивших в Министерство, размещается Отделом на сайте Министерства ежегодно в разделе "Обзор обращений граждан".
2.3.12. Поступающие в Министерство документы судебных органов и документы, связанные с исполнительным производством, подлежат обязательной регистрации в день поступления.
Регистрация осуществляется юридическим отделом в журнале учета документов судебных органов (в электронном виде) в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
Начальник (заместитель начальника) юридического отдела Министерства определяет ответственное структурное подразделение Министерства (ответственного исполнителя), порядок и срок исполнения документа, после чего документ передается в соответствующее структурное подразделение Министерства (соответствующему исполнителю), о чем делается отметка в журнале учета документов судебных органов.
2.3.13. Поступающие на согласование в Министерство проекты нормативных правовых актов (иных документов) направляются Отделом на рассмотрение руководителям в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции в день поступления в Отдел.
На листе согласования (при наличии) указывается дата поступления документа на согласование.
Сведения о поступлении документа на согласование вносятся Отделом в систему автоматизированного делопроизводства.
Документ сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства и направляется на рассмотрение руководителю в системе автоматизированного делопроизводства.
К поступившему на согласование документу руководителем в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по согласованию документа, после чего документ поступает указанным должностным лицам в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал документа передается исполнителю для получения виз в соответствии с указаниями министра по согласованию документа.
Указанные документы рассматриваются и визируются руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства, министром или его заместителем в 10-дневный срок (при этом срок согласования проекта документа одним должностным лицом не должен превышать 2 дней), если меньший срок не установлен министром или его заместителями.
Контроль за соблюдением 10-дневного срока согласования осуществляет Отдел.
При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями. Замечания подписываются министром (заместителем министра) и направляются исполнителю вместе с согласованным проектом акта (иного документа).
Подготовку замечаний осуществляет структурное подразделение Министерства, являющееся головным исполнителем рассмотрения проекта акта в соответствии с указанием руководителя.
2.3.14. Утратил силу. - Приказ министерства образования Красноярского края от 28.08.2015 № 51-11-04.
2.3.15. Поступающие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края после регистрации передаются на рассмотрение министру в день их поступления в Министерство, а имеющие срочный характер - незамедлительно.
Министр определяет исполнителей из числа заместителей министра, а также сроки исполнения поручений.
По каждому поручению заместители министра определяют исполнителей (головного исполнителя) из числа руководителей структурных подразделений Министерства. Руководители структурных подразделений Министерства определяют ответственного специалиста, непосредственно осуществляющего работу по исполнению поручения и подготовку отчета об исполнении поручения.
Документы, содержащие поручения, доводятся до сведения исполнителей не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем выдачи министром указаний по исполнению документа (резолюции), а имеющие срочный характер - незамедлительно.
Все документы, содержащие поручения, ставятся на контроль, о чем делается соответствующая отметка в автоматизированной системе делопроизводства. Подлинник документа, содержащего поручения, остается в Отделе.
Направление документов, содержащих поручения, на рассмотрение руководителям, подготовка резолюций и направление на исполнение осуществляется в системе автоматизированного делопроизводства в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции.
2.3.16. Документы, полученные из Министерства образования и науки Российской Федерации в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие", подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном пунктами 2.3.10, 2.4.1 - 2.4.10 Инструкции.
2.3.17. Поступающие в Министерство конкурсные документы (заявки) муниципальных образований на конкурсный отбор регистрируются Отделом в день поступления и передаются в отдел, ответственный за реализацию соответствующей государственной программы.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
распределения обязанностей между руководителями;
положений о структурных подразделениях Министерства;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в Министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется Отделом путем заполнения электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства. Регистрация документов иными структурными подразделениями осуществляется в журналах учета документов в бумажном или электронном виде.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку (журнал учета документов) вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации - получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
полное наименование Министерства;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Форма регистрационного штампа приведена в приложении № 4.
2.4.6. Регистрационный номер заявлений и служебных (докладных) записок работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений, документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, и документов, регистрация которых осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Министерства, включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и номер структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства, отделяемый дефисом.
Например: 604-11.
Регистрационный номер иных входящих документов и исходящих документов состоит из номера приемной (75) и порядкового номера в пределах календарного года, отделяемого дефисом.
Например: 75-1235.
Во входящих и исходящих номерах возможно использование буквенного индекса, состоящего из обозначения фамилии и имени руководителя, которому документ направляется на рассмотрение, или подписавшего документ, отделяемого дефисом.
Например: 2324-МК.
2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);
зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Министерства по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации.
2.5. Отправка исходящей документации
2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Министерством. Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно.
2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются в Отдел при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
списка рассылки документа - в случае, если документ рассылается более чем 4 адресатам;
подписи руководителя;
ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.
2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.
2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.5.7. Доставка исходящих документов в Правительство края осуществляется Отделом ежедневно в 14:30.
Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Срочные документы доставляются адресатам нарочно исполнителями или передаются в Отдел для отправки фельдъегерской или специальной связью. Степень срочности доставки документа, определяется руководителем, его подписавшим.
2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.
Форма реестра приведена в приложении № 5.
2.5.10. Исходящая корреспонденция сканируется Отделом перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
Приложение к письму, содержащее более 20 листов, не сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства в электронном виде.
2.5.11. Исходящие документы направляются посредством электронной почты, факсимильной связи при наличии соответствующего запроса о направлении ответа (представлении информации) по электронной почте (факсу). Такие документы передаются Отделом исполнителю для отправки в день регистрации.
Исходящие документы, которые в соответствии со списком рассылки подлежат направлению посредством электронной почты или факсимильной связи, передаются Отделом исполнителю в день регистрации.
Необходимость передачи иных исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи определяется начальником отдела-исполнителя или руководителем, подписавшим документ.
Отправка исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи осуществляется исполнителем в день регистрации документа или не позднее следующего рабочего дня.
По электронной почте направляется сканированный вариант документа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке.
Запрещается направлять по электронной почте файл документа в текстовом формате, содержащий бланк Министерства и (или) подпись руководителя.
Подлинники исходящих документов после их передачи по факсу (электронной почте) передаются исполнителями в Отдел для досылки адресатам (в случае необходимости). К документам, переданным по электронной почте, должна быть приложена распечатка отправленного электронного сообщения, подтверждающая факт отправки документа адресатам.
При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.
Запрещается передавать посредством электронной почты, факсимильной связи тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".
2.5.12. Документы в адрес Министерства образования и науки Российской Федерации, за исключением документов, указанных в приложении № 21, направляются в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие".
Документы для отправки, подготовленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются исполнителями в Отдел в установленном порядке.
К документам прилагается карточка отправки документа, содержащая информацию о способе отправки документа, по форме согласно приложению № 22.
Сканирование документов осуществляет Отдел. Документы направляются в формате ".pdf" без дублирования на бумажном носителе.
Приложения к основному документу, не подписанные должностным лицом, могут быть направлены в любом формате без сканирования. При необходимости направления приложений без сканирования в карточке отправки документа делается соответствующая отметка.
Приложения для отправки без сканирования направляются исполнителем в Отдел по электронной почте в соответствующем формате.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.6.2. Документы после согласования передаются в Отдел не позднее 16:00.
Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению и порядку согласования, возвращаются на доработку исполнителю.
2.6.3. Документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в Министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов не позднее 17:00.
2.6.4. После подписания документы передаются на регистрацию.
Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
3.1.2. При подготовке документов Министерства используются бланки документов:
бланк приказа Министерства (приложение № 6);
бланк письма Министерства (приложение № 7).
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным размером 12 - 14 пт, - для оформления таблиц;
--------------------------------
<1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.
с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов <2>.
--------------------------------
<2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>.
--------------------------------
<3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:
герб края;
наименование Министерства;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о Министерстве;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности.
3.3.1.1. Герб края.
Изображение герба края помещают на бланках писем Министерства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.
3.3.1.2. Подпись должностного лица.
Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).
Например:
Министр
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:
Временно замещающий
должность заместителя министра
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Министерства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.
Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.
Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
Министр Министр
строительства и архитектуры образования Красноярского края
Красноярского края
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа бланки писем не используют.
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Министр
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер -
заведующий отделом подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия
3.3.1.3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.1.4. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов Министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.
3.3.1.5. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКОГУ, ОГРН, ИНН, КПП.
3.3.1.6. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:
Правительство Красноярского края
наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:
ООО "Центр расчетов и инвестиций
Красноярск 2020"
Отдел финансового контроля
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:
Первому заместителю
Губернатора Красноярского края -
председателю
Правительства Красноярского края
И.О. Фамилия
почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
органы государственной власти края и иные государственные органы края;
органы местного самоуправления муниципальных образований края.
В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Рудакову О.В.
Ленина ул., д. 125, кв. 12
г. Минусинск
Красноярский край
662600
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.
3.3.1.7. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями органа исполнительной власти края в соответствии с положениями Инструкции.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2015.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 1 января 2015 года или 1 января 2015 г.
Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Министерством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.3.1.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной пунктом 2.4.6 Инструкции.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.
3.3.1.9. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм;
приказов Министерства индивидуального характера.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования Красноярского края".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах нормативных правовых актов Министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).
3.3.1.10.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 6 мая 2015 г. № 19-11-04
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края
от 28.08.2015 № 51-11-04)
В соответствии с пунктом 9 статьи 27 Закона Красноярского края от 10.07.2008 № 6-1930 "О Правительстве Красноярского края и иных органах исполнительной власти Красноярского края", Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", на основании пунктов 3.1, 3.78, 4.3 Положения о министерстве образования Красноярского края, утвержденного Постановлением Правительства Красноярского края от 27.12.2013 № 706-п, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края согласно приложению.
2. Опубликовать Приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru).
3. Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.
4. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Министр
образования Красноярского края
С.И.МАКОВСКАЯ
Приложение
к Приказу
министерства образования
Красноярского края
от 6 мая 2015 г. № 19-11-04
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ОБРАЗОВАНИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края
от 28.08.2015 № 51-11-04)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг, и иными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края (далее - край) в сфере информации, документационного обеспечения управления и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства образования Красноярского края (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности деятельности Министерства и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот.
1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. В Министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Министерстве осуществляется отделом кадров и управления документацией (далее - Отдел).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
2.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом, за исключением отдельных видов документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель - министр образования Красноярского края (далее - министр) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими Министерства, которым переданы отдельные полномочия приказом Министерства.
2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий Министерства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в Министерство:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы при личном приеме.
2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.
2.3.3. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов.
2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Телефонограмма оформляется на бланке в соответствии с приложением № 1 и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
После рассмотрения руководителем копия телефонограммы передается в соответствии с его резолюцией. На подлиннике документа получателем проставляется отметка о получении.
Подлинник телефонограммы хранится в приемной Министерства в папке "Телефонограммы".
Телефонограммы, поступившие в Министерство по факсу или электронной почте, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
Срок согласования возврата документа составляет 3 дня со дня поступления документов.
В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней со дня согласования составляется акт приема и первичной обработки документов в 3 экземплярах, один из которых остается в Отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.
В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней со дня согласования в 2 экземплярах, один из которых хранится в Отделе, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 2.
Ошибочно доставленные документы (в случае, если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.
2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 3.
Документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, в обязательном порядке передаются в Отдел в день поступления для регистрации, за исключением документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.
2.3.10. Предварительное рассмотрение поступающих документов проводится Отделом с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям.
Оригиналы документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, и (или) по вопросам, относящимся к исключительной компетенции одного из отделов Министерства, связанным с работой, которая носит регулярный характер, после регистрации направляются в структурные подразделения Министерства без рассмотрения руководителями.
Входящая документация, требующая принятия управленческих решений, относящаяся в силу своей значимости к исключительной компетенции министра или нескольких заместителей министра, после регистрации передается для рассмотрения министру в день регистрации (до 17:00, срочные документы - незамедлительно):
письма Министра образования и науки Российской Федерации и его заместителей;
письма директоров Департаментов Министерства образования и науки Российской Федерации;
письма Губернатора края;
письма Полномочных представителей Президента Российской Федерации;
письма председателя Законодательного Собрания края, заместителя председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;
письма членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);
письма руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;
письма Глав муниципальных образований края;
письма надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Управления государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по краю и его заместителей).
Остальные документы после регистрации направляются на рассмотрение заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.
Входящая корреспонденция, зарегистрированная Отделом, за исключением документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, сканируется. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
Документы и (или) приложения к ним, которые не могут быть отсканированы, направляются на бумажном носителе, о чем в системе автоматизированного делопроизводства делается соответствующая отметка.
Документы направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал документа, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.
К поступившим документам руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего документы поступают исполнителям.
Подготовка проектов резолюций к документам, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Документы, подлежащие контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, ставятся на контроль в системе автоматизированного делопроизводства соответствующим руководителем.
Заявления и служебные (докладные) записки работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений после регистрации и согласования передаются для рассмотрения соответствующему руководителю.
Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются в дело.
2.3.11. Письменные обращения граждан, поступающие в Министерство, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления независимо от способа их доставки (факс, электронная почта или иные информационные системы общего пользования).
(в ред. Приказа министерства образования Красноярского края от 28.08.2015 № 51-11-04)
После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству.
Обращения граждан (заявления, жалобы), в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, и обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, незамедлительно передаются министру.
Прочие обращения граждан передаются для рассмотрения заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.
Обращения сканируются. Отсканированное обращение прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.
Обращения направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал обращения, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.
К поступившим обращениям руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего обращения поступают исполнителям.
Подготовка проектов резолюций к обращениям, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.
Все обращения граждан, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель информирует руководителя о результатах рассмотрения обращения служебной запиской. Обращение снимается с контроля и направляется в дело в соответствии с резолюцией руководителя, проставляемой на служебной записке.
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Министерство при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, Министерство вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Письменное обращение, поступившее в Министерство в соответствии с компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Информация о продлении срока вносится Отделом в электронную регистрационную карточку обращения.
Ответ на обращение подписывается соответствующим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями в Министерстве.
После подписания ответ на обращение регистрируется Отделом. После регистрации ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
По электронной почте направляется сканированный вариант ответа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке. Отправка ответа на обращение по электронной почте осуществляется исполнителем в день регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Информация об обращениях граждан, поступивших в Министерство, размещается Отделом на сайте Министерства ежегодно в разделе "Обзор обращений граждан".
2.3.12. Поступающие в Министерство документы судебных органов и документы, связанные с исполнительным производством, подлежат обязательной регистрации в день поступления.
Регистрация осуществляется юридическим отделом в журнале учета документов судебных органов (в электронном виде) в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
Начальник (заместитель начальника) юридического отдела Министерства определяет ответственное структурное подразделение Министерства (ответственного исполнителя), порядок и срок исполнения документа, после чего документ передается в соответствующее структурное подразделение Министерства (соответствующему исполнителю), о чем делается отметка в журнале учета документов судебных органов.
2.3.13. Поступающие на согласование в Министерство проекты нормативных правовых актов (иных документов) направляются Отделом на рассмотрение руководителям в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции в день поступления в Отдел.
На листе согласования (при наличии) указывается дата поступления документа на согласование.
Сведения о поступлении документа на согласование вносятся Отделом в систему автоматизированного делопроизводства.
Документ сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства и направляется на рассмотрение руководителю в системе автоматизированного делопроизводства.
К поступившему на согласование документу руководителем в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по согласованию документа, после чего документ поступает указанным должностным лицам в системе автоматизированного делопроизводства.
Оригинал документа передается исполнителю для получения виз в соответствии с указаниями министра по согласованию документа.
Указанные документы рассматриваются и визируются руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства, министром или его заместителем в 10-дневный срок (при этом срок согласования проекта документа одним должностным лицом не должен превышать 2 дней), если меньший срок не установлен министром или его заместителями.
Контроль за соблюдением 10-дневного срока согласования осуществляет Отдел.
При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями. Замечания подписываются министром (заместителем министра) и направляются исполнителю вместе с согласованным проектом акта (иного документа).
Подготовку замечаний осуществляет структурное подразделение Министерства, являющееся головным исполнителем рассмотрения проекта акта в соответствии с указанием руководителя.
2.3.14. Утратил силу. - Приказ министерства образования Красноярского края от 28.08.2015 № 51-11-04.
2.3.15. Поступающие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края после регистрации передаются на рассмотрение министру в день их поступления в Министерство, а имеющие срочный характер - незамедлительно.
Министр определяет исполнителей из числа заместителей министра, а также сроки исполнения поручений.
По каждому поручению заместители министра определяют исполнителей (головного исполнителя) из числа руководителей структурных подразделений Министерства. Руководители структурных подразделений Министерства определяют ответственного специалиста, непосредственно осуществляющего работу по исполнению поручения и подготовку отчета об исполнении поручения.
Документы, содержащие поручения, доводятся до сведения исполнителей не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем выдачи министром указаний по исполнению документа (резолюции), а имеющие срочный характер - незамедлительно.
Все документы, содержащие поручения, ставятся на контроль, о чем делается соответствующая отметка в автоматизированной системе делопроизводства. Подлинник документа, содержащего поручения, остается в Отделе.
Направление документов, содержащих поручения, на рассмотрение руководителям, подготовка резолюций и направление на исполнение осуществляется в системе автоматизированного делопроизводства в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции.
2.3.16. Документы, полученные из Министерства образования и науки Российской Федерации в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие", подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном пунктами 2.3.10, 2.4.1 - 2.4.10 Инструкции.
2.3.17. Поступающие в Министерство конкурсные документы (заявки) муниципальных образований на конкурсный отбор регистрируются Отделом в день поступления и передаются в отдел, ответственный за реализацию соответствующей государственной программы.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
распределения обязанностей между руководителями;
положений о структурных подразделениях Министерства;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в Министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется Отделом путем заполнения электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства. Регистрация документов иными структурными подразделениями осуществляется в журналах учета документов в бумажном или электронном виде.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку (журнал учета документов) вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации - получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
полное наименование Министерства;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Форма регистрационного штампа приведена в приложении № 4.
2.4.6. Регистрационный номер заявлений и служебных (докладных) записок работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений, документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, и документов, регистрация которых осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Министерства, включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и номер структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства, отделяемый дефисом.
Например: 604-11.
Регистрационный номер иных входящих документов и исходящих документов состоит из номера приемной (75) и порядкового номера в пределах календарного года, отделяемого дефисом.
Например: 75-1235.
Во входящих и исходящих номерах возможно использование буквенного индекса, состоящего из обозначения фамилии и имени руководителя, которому документ направляется на рассмотрение, или подписавшего документ, отделяемого дефисом.
Например: 2324-МК.
2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);
зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Министерства по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации.
2.5. Отправка исходящей документации
2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Министерством. Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно.
2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются в Отдел при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
списка рассылки документа - в случае, если документ рассылается более чем 4 адресатам;
подписи руководителя;
ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.
2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.
2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.5.7. Доставка исходящих документов в Правительство края осуществляется Отделом ежедневно в 14:30.
Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Срочные документы доставляются адресатам нарочно исполнителями или передаются в Отдел для отправки фельдъегерской или специальной связью. Степень срочности доставки документа, определяется руководителем, его подписавшим.
2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.
Форма реестра приведена в приложении № 5.
2.5.10. Исходящая корреспонденция сканируется Отделом перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
Приложение к письму, содержащее более 20 листов, не сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства в электронном виде.
2.5.11. Исходящие документы направляются посредством электронной почты, факсимильной связи при наличии соответствующего запроса о направлении ответа (представлении информации) по электронной почте (факсу). Такие документы передаются Отделом исполнителю для отправки в день регистрации.
Исходящие документы, которые в соответствии со списком рассылки подлежат направлению посредством электронной почты или факсимильной связи, передаются Отделом исполнителю в день регистрации.
Необходимость передачи иных исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи определяется начальником отдела-исполнителя или руководителем, подписавшим документ.
Отправка исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи осуществляется исполнителем в день регистрации документа или не позднее следующего рабочего дня.
По электронной почте направляется сканированный вариант документа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке.
Запрещается направлять по электронной почте файл документа в текстовом формате, содержащий бланк Министерства и (или) подпись руководителя.
Подлинники исходящих документов после их передачи по факсу (электронной почте) передаются исполнителями в Отдел для досылки адресатам (в случае необходимости). К документам, переданным по электронной почте, должна быть приложена распечатка отправленного электронного сообщения, подтверждающая факт отправки документа адресатам.
При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.
Запрещается передавать посредством электронной почты, факсимильной связи тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".
2.5.12. Документы в адрес Министерства образования и науки Российской Федерации, за исключением документов, указанных в приложении № 21, направляются в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие".
Документы для отправки, подготовленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются исполнителями в Отдел в установленном порядке.
К документам прилагается карточка отправки документа, содержащая информацию о способе отправки документа, по форме согласно приложению № 22.
Сканирование документов осуществляет Отдел. Документы направляются в формате ".pdf" без дублирования на бумажном носителе.
Приложения к основному документу, не подписанные должностным лицом, могут быть направлены в любом формате без сканирования. При необходимости направления приложений без сканирования в карточке отправки документа делается соответствующая отметка.
Приложения для отправки без сканирования направляются исполнителем в Отдел по электронной почте в соответствующем формате.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.6.2. Документы после согласования передаются в Отдел не позднее 16:00.
Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению и порядку согласования, возвращаются на доработку исполнителю.
2.6.3. Документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в Министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов не позднее 17:00.
2.6.4. После подписания документы передаются на регистрацию.
Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
3.1.2. При подготовке документов Министерства используются бланки документов:
бланк приказа Министерства (приложение № 6);
бланк письма Министерства (приложение № 7).
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным размером 12 - 14 пт, - для оформления таблиц;
--------------------------------
<1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.
с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов <2>.
--------------------------------
<2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>.
--------------------------------
<3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:
герб края;
наименование Министерства;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о Министерстве;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности.
3.3.1.1. Герб края.
Изображение герба края помещают на бланках писем Министерства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.
3.3.1.2. Подпись должностного лица.
Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).
Например:
Министр
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:
Временно замещающий
должность заместителя министра
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Министерства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.
Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.
Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
Министр Министр
строительства и архитектуры образования Красноярского края
Красноярского края
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа бланки писем не используют.
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Министр
образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер -
заведующий отделом подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия
3.3.1.3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.1.4. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов Министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.
3.3.1.5. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКОГУ, ОГРН, ИНН, КПП.
3.3.1.6. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:
Правительство Красноярского края
наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:
ООО "Центр расчетов и инвестиций
Красноярск 2020"
Отдел финансового контроля
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:
Первому заместителю
Губернатора Красноярского края -
председателю
Правительства Красноярского края
И.О. Фамилия
почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
органы государственной власти края и иные государственные органы края;
органы местного самоуправления муниципальных образований края.
В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Рудакову О.В.
Ленина ул., д. 125, кв. 12
г. Минусинск
Красноярский край
662600
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.
3.3.1.7. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями органа исполнительной власти края в соответствии с положениями Инструкции.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2015.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 1 января 2015 года или 1 января 2015 г.
Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Министерством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.3.1.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной пунктом 2.4.6 Инструкции.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.
3.3.1.9. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм;
приказов Министерства индивидуального характера.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования Красноярского края".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах нормативных правовых актов Министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).
3.3.1.10.